Checklist voor Bedrijfsverhuizingen

 

Voorbereiding:
Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
Richt eventueel een projectgroep op. Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op. Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel. Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat je tijdelijk op twee locaties gaat produceren. Maak een nieuwe productie-uitleg.

Bepaal het verhuisbudget:
Maak in overleg met alle betrokkenen een strak tijdsplan. Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen. Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren. Regel de verzekering en de bankzaken.

Huisvesting:
Ga na of je nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt. 
Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden aangebracht en welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd. Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
Neem contact op met de gemeente en vraag of je verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen vinden. Regel eventueel een Hinderwetaanvraag.
Neem een aannemer in de arm voor de verbouwing.
Ga na welke energievoorzieningen je op de nieuwe locatie nodig hebt en laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.

Inrichting:
Maak een indelingsplan voor het nieuwe bedrijfspand. Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten. Zet de nieuwe plattegronden op tekening. Schakel eventueel een interieurarchitect in voor de inrichting.
Bestel tijdig nieuw projecttapijt. Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving? Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.

Verhuizing:
Bepaal de feitelijke verhuisdatum. Neem tijdig contact op met een verhuizer.
Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden. Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
Maak samen met je verhuizer een draaiboek. Bepaal wie alles in- en uitpakt.
Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Je eigen technische dienst of de verhuizer. Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel vernietigen.

Gebouw/inrichting:
Zorg dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als er verhuisd gaat worden. Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaten, etc.). Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem. Nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo bestellen.
Laat het gebouw (in ieder geval na verbouw of nieuwbouw) schoonmaken.
Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.